מסמכי תבנית

מהם מסמכי התבנית?

מסמכי התבנית הם:

• מסמכי Word המשמשים כבסיס לפעולת יצירת המסמך על ידי מחולל המסמכים במערכת, עם או ללא החתמה אלקטרונית:
• מסמכי Word רגילים לחלוטין, בהם החליפו חלקים של “טקסט משתנה” ב-“שומרי מקום” טקסטואליים פשוטים, כך שניתן יהיה “לחולל” שוב ושוב מהתבניות מסמכי Word/PDF על ידי “מיזוג” המידע מרשומות. במידה ורוצים להשתמש בהם לחתימות אלקטרוניות – אפשר גם להוסיף שומרי מקום לחתימות עצמן…

היות שהמשפט למעלה קצת מסובך, הרשו לנו לפרט באמצעות דוגמא, כדי שתבינו…:

• נאמר שאתם רוצים להשתמש ב DocsRobot על מנת לאפשר לעובדים שלכם “להגיש” שוב ושוב מסמכים מאותו  סוג, של “הצהרת בריאות”, ואף לבקש מהם לחתום על כל אחד מאלה עם הגשתו…
• במקרה הזה, יוכל מנהל המערכת לפתוח מסמך Word ישן/ריק של “הצהרת בריאות לעובד”, עם הנוסח הסטנדרטי בו נעשה שימוש עד אותו יום, ולהוסיף לתוכו שני “שומרי מקום” (בטקסט פשוט) – {{שם_העובד}} ו-{{תאריך_הגשה}} במקומות המתאימים.
• למשל, אם תוכן המסמך המקורי היה “הריני מוישלה זוכמיר מצהיר בזאת כי בתאריך 01/02/2020 אינני חווה מחלת חום ואינני משתעל, וכמו כן, שב-48 השעות האחרונות לא נחשפתי לחולה מאומת”, אז הנוסח המתוקן יהיה: “הריני {{שם_העובד}} מצהיר בזאת כי בתאריך {{תאריך_הגשה}} אינני חווה מחלת חום ואינני משתעל, וכמו כן, שב-48 השעות האחרונות לא נחשפתי לחולה מאומת”…
  (הערה: בטפסים מורכבים יותר, אפשר לעשות שימוש בתוסף ל-WORD שמאפשר חיבור לטופס ושליפת השדות ללא הקלדה…)
• לאחר הכנת המסמך ושמירתו – מנהל המערכת יעלה אותו למערכת כ”תבנית מסמך”, ואז, בתוך דקה נוספת של עבודה, ייצור גם טופס דיגיטלי תואם (עם אותו שם – “הצהרת בריאות לעובד”) עם שני שדות בלבד – “תאריך הגשה”, ו-“שם העובד”, ויחבר אליו את “מסמך התבנית” שהכין.
• מיד לאחר יצירת טופס זה (וללא כל פעולה נוספת על ידי מנהל המערכת), תופיע במערכת, אצל כל העובדים, שורת תפריט חדשה במסך הראשי, עם הכיתוב “הצהרות בריאות”. לחיצה על שורה זו תציג “מסך ראשי” ריק (בשלב הראשון), עם כפתור “הוסף הצהרת בריאות לעובד”. כשהעובד ילחץ על כפתור זה, ייפתח לו הטופס הדיגיטלי שהוזכר מעלה, בו יוכל למלא את הפרטים [שם העובד] ו[תאריך הגשה], ובלחיצת כפתור נוספת – להפיק את המסמך ולהמשיך לתהליך החתימה שלו (ממייל שיגיע אליו).
• מרגע זה ואילך, כל עובד יוכל לראות את כל הצהרות הבריאות שלו מהמסך הראשי “הצהרות בריאות”. גם המנהל שלו יוכל לראות את הצהרות הבריאות שלו, אך עובדים אחרים לא יוכלו…

עוד כמה דברים שלא ידעתם על "מסמכי תבנית"…:

• מסמכי תבנית” אינם שונים מכל מסמך Word רגיל – לא מכינים אותם שבאופן שונה מהכנת מסמך Word רגיל, לא צריך לתת להם סיומת קובץ שונה, כלום – פשוט להכין אותם ולשמור אותם באופן רגיל לחלוטין…
• ממה יוצרים מסמך תבנית חדש?
  ניתן להתחיל הכנה של “מסמך תבנית” ממסמך שיש בו “קווים” עבור המידע שצריך למזג, כמו ב “הנני ___________ מצהיר/ה בזאת כי בתאריך ___________ אכלתי בורקס”; ואת זה מחליפים ב-“הנני {{שם_העובד}} מצהיר/ה בזאת כי בתאריך {{תאריך_הצהרה}} אכלתי בורקס”
  ניתן גם להתחיל הכנה של “מסמך תבנית” ממסמך ישן שיש בו “נתונים של מישהו אחר” עבור המידע שצריך למזג, כמו ב “הנני דינה ברזילי מצהיר/ה בזאת כי בתאריך 01/02/2003 אכלתי בורקס”; ואז מחליפים את הנתונים-של-המישהו-האחר בשומרי מקום, באותה צורה – “הנני {{שם_העובד}} מצהיר/ה בזאת כי בתאריך {{תאריך_הצהרה}} אכלתי בורקס”
• איך יודעים אילו “שמות” יש לרשום ב”שומרי המקום”?
  פשוט מאוד – לוקחים את שמות השדות שהוספתם לטופס הדיגיטלי התואם. הנחיות מפורטות לכך יש במאמר עזרה נפרד המופיע מטה…
• האם אפשר ליצור מסמכי תבנית עם טבלאות?
  כן. פשוט יוצרים טבלה ב Word, משאירים כותרות לעמודות בשורה הראשונה, ובשורה השניה מוסיפים את שומרי המקום עם שמות השדות שיצרתם בטבלה בטופס האלקטרוני. הנחיות מפורטות לכך יש במאמר עזרה נפרד המופיע מטה…